FLUJOS DE TRABAJO

¿Qué es un flujo de trabajo?

Hoy en día el término Workflow que traduce al español Flujo de trabajo, es bastante mencionado en todas las profesiones y disciplinas, sin embargo, ¿sabemos realmente lo que significa?

Te explicaré brevemente de que se trata.

Primeramente, Un flujo de trabajo no es más que un camino lógico que se debe seguir para lograr la consecución de una tarea u objetivo, si bien esta podría ser una adecuada definición corta, realmente no es suficiente para explicar lo importante que es este término para cualquier tipo de proceso.

Los flujos de trabajo se definen bajo un orden cronológico y correlativo, permitiendo a su vez una sincronización adecuada entre cada una de las etapas del proceso, del mismo modo también es importante tener en cuenta que no necesariamente debemos darle prioridad a lo que creemos es de mayor importancia. Ciertamente, en un flujo de trabajo cada paso es importante y la correcta ejecución de las tareas realizadas en el orden preestablecido aseguran, en gran porcentaje el éxito de los mismos.

¿Qué debo de tener en cuenta?

Hay múltiples factores que debes considerar antes de construir flujos de trabajo eficientes, pero estos definitivamente son los 6 elementos más importantes:

  • Objetivos claros: Es vital, antes de empezar a estructurar cualquier flujo de trabajo tener muy claro el norte hacia dónde vamos, por ejemplo, la consecución de clientes, el desarrollo de un proyecto, el lanzamiento de una campaña, la producción de un producto y muchos otros más.
  • Recursos: Clarificar y definir cuáles van a ser los recursos humanos, físicos y temporales para llevar a cabo las tareas.
  • Roles: Tener en cuenta las capacidades y destrezas de cada integrante del equipo es fundamental para que un flujo de trabajo sea exitoso, es decir, la especialidad en los profesionales hace que los piñones productivos engranen de mejor forma y giren con mayor intensidad.
  • Trabajo Colaborativo: El trabajo en equipo no es simplemente dividir tareas, es confiar en la persona que tengo al lado y saber que la labor que estoy desempeñando le va a servir a mi compañero, además de que esto va a ser reciproco en todo el grupo.
  • Inputs & Outputs: Definir correctamente cuales van a ser las entradas y salidas de cada etapa en términos de información, recursos, tiempos y avances, teniendo esto podremos estructurar mejor un protocolo. 
  • Modelo centralizado: Hoy en día para que un flujo de trabajo sea eficiente debe de ser administrado, desarrollado y regulado en un solo lugar, donde todos los involucrados tengan acceso en cualquier momento, para esto, te recomiendo implementar Bitrix 24, es un herramienta bastante completa y de fácil acceso.

¿Cuáles son los beneficios de implementar Workflows?

  • Aumento de la productividad de los miembros del equipo.
  • Eliminación de tareas innecesarias y repetitivas.
  • Disminución de tiempo en el desarrollo de procesos.
  • Automatización de procesos.
  • Veracidad en la información que circula.
  • Rápido acceso a información importante.
  • Estandarizar métodos de trabajo.
  • Mejor manejo a los cuellos de botella.
  • Generar cambios culturales en las organizaciones.
  • Incrementar la rentabilidad de los negocios.
  • Aumentar el volumen de trabajo, sin sobre costos.
  • Personas más felices y eficientes.
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Mitos sobre los flujos de trabajo

Implementar flujos de trabajo…

  • Me costará mucho dinero.
  • Lleva mucho tiempo.
  • Necesitaría mucha tecnología para lograrlo.
  • Requiere de profesionales especialistas.
  • No es para mi equipo.

Todo esto es totalmente ¡FALSO!

Cualquier compañía puede implementar flujos de trabajo, realmente solo requiere de tener real voluntad y motivación hacia el cambio.

En conclusión..

La implementación de flujos de trabajo eficientes es determinante para el crecimiento de las compañías, dado que solo seremos competitivos, si somos más productivos y estamos mejor preparados para el cambio.

Daniel Posada Agudelo

CEO & Fundador WorkFlow

workflowteams.com

Te estamos esperando para que comiences tu transformación